Hotelsoftware einführen: So läuft der Start mit easybooking Schritt für Schritt ab

Eine neue Hotelsoftware einzuführen, ist für viele Vermieter:innen ein großer Schritt. Besonders, wenn bisher mit Excel, Papierkalendern oder mehreren Portalen gearbeitet wurde. Mit easybooking wird der Wechsel klar strukturiert und persönlich begleitet.

Hier erfährst du, wie dein Start mit easybooking abläuft: vom ersten Gespräch über die Einrichtung und Schulung bis zur laufenden Unterstützung im Alltag.

Inhalt

Erstgespräch und Demozugang
Angebot und Start der Einrichtung
Einrichtung deiner Unterkunft
Kontrolle, Schulung und individuelle Anpassung
Channel Manager, Website und Buchungswidgets
Livegang und laufender Support
Häufige Fragen

Hotelsoftware einführen mit easybooking: Der Ablauf Schritt für Schritt

1. Der erste Kontakt mit easybooking: Was brauchst du wirklich? 

Am Anfang steht immer ein individuelles persönliches Gespräch. Dabei geht es noch nicht darum, möglichst schnell eine Software zu verkaufen. Viel wichtiger ist die Frage: Was brauchst du als Betrieb wirklich? 

Jede Unterkunft arbeitet anders. Ein Hotel mit mehreren Zimmerkategorien hat andere Anforderungen als eine Frühstückspension, ein Appartementhaus oder ein Ferienwohnungsbetrieb. Manche möchten möglichst viele Abläufe automatisieren. Andere wollen bestimmte Schritte bewusst manuell behalten. Genau deshalb hören wir zuerst zu. 

Im Erstgespräch, das je nach Vereinbarung online oder auf Wunsch auch vor Ort stattfindet, klären wir unter anderem:

• Welche Unterkunftsarten und wie viele Einheiten verwaltest du?
  Nutzt du bereits Buchungsportale oder eine eigene Website?
• Möchtest du Direktbuchungen ermöglichen oder lieber mit Anfragen arbeiten?
• Wie sollen Rechnungen, Zahlungen und Gästekommunikation ablaufen?
• uvm.

Diese Fragen helfen dabei, ein realistisches Bild von deinem Betrieb zu bekommen. Denn easybooking soll nicht deinen Alltag komplizierter machen, sondern ihn vereinfachen. 

2. Live-Demo & Testphase: easybooking kennenlernen

In der Live-Demo zeigen wir dir, wie easybooking im Alltag funktioniert. Dabei erhältst du einen Einblick in den Zimmerplan, das Anlegen von Buchungen sowie in Preise, Verfügbarkeiten und Gästedaten. Anschließend erhältst du eine Zusammenfassung aller easybooking Funktionen. Gerne stellen wir die auch für etwa eine Woche einen Demozugang zur Verfügung, damit du die Software in Ruhe selbst testen kannst.

Vergleichst du gerade mehrere Anbieter? Dann hilft dir auch unser Blogartikel „Hotelsoftware-Vergleich: Welche Lösung passt zu meinem Hotel?“ weiter.

3. Deine Entscheidung: Angebot annehmen und Bestellung auslösen 

Wenn du dich für easybooking entscheidest, folgt die Angebotsannahme. Danach wird die Bestellung ausgelöst und du erhältst deine Auftragsbestätigung. 

Auch beim Thema Preis ist Transparenz wichtig. Viele Vermieter:innen möchten vorab genau wissen: Woraus ergibt sich der Preis? Welche laufenden Kosten kommen auf mich zu? Gibt es Provisionen auf Buchungen? 

Bei easybooking basiert die Preisstruktur auf einer Lizenz pro Einheit und ist nach Betriebsgröße gestaffelt. Das bedeutet: Du zahlst einen fairen, transparenten Preis auf Basis der Anzahl deiner Zimmer oder Wohnungen. 

Besonders wichtig: Auf deine Buchungen fällt keine Provision an. Du zahlst also nicht bei jeder Reservierung mit, sondern arbeitest mit einem klaren Lizenzmodell. Und das Beste: easybooking lohnt sich schon ab einer Einheit. 

4. Einrichtung: easybooking wird auf deinen Betrieb vorbereitet

Nach der Auftragsbestätigung erhältst du den Zugang zum Einrichtungsassistenten. Dort gibst du alle relevanten Informationen zu deinem Betrieb ein. Dazu gehören zum Beispiel Stammdaten, Zimmer oder Appartements, Kategorien, Preise, Saisonen, Leistungen, Texte, Zahlungsarten und weitere Details, die für deine spätere Arbeit mit easybooking wichtig sind. 

Diese Angaben sind die Grundlage für die Einrichtung deiner persönlichen easybooking-Umgebung. Unser Einrichtungs-Team übernimmt die technische Einrichtung auf Basis deiner Informationen und begleitet dich durch den Prozess. Je vollständiger deine Angaben sind, desto schneller und reibungsloser kann die Einrichtung erfolgen. In der Regel dauert dieser Schritt etwa zwei bis drei Wochen, abhängig von der Größe deines Betriebs und der Vollständigkeit der Daten.

5. Deine Kontrolle: Preise, Zimmer und Leistungen prüfen 

Sobald die ersten Bereiche eingerichtet sind, erhältst du eine Vorschau deiner Zimmer, Appartements oder Ferienwohnungen. Jetzt bist du wieder aktiv gefragt. 

Du prüfst, ob Preise, Kategorien, Leistungen und wichtige Einstellungen korrekt übernommen wurden. Dieser Schritt ist entscheidend, denn hier geht es um Genauigkeit. Erst wenn du deine Preise gewissenhaft kontrolliert und bestätigt hast, geht es weiter.

6. Schulung: Lernen an deiner eigenen Software 

Nachdem du alles freigegeben hast, folgt deine persönliche Schulung mit unserem Academy-Team. Diese findet direkt in deinem neu eingerichteten easybooking statt, damit du dich von Anfang an in deinem neuen Arbeitsbereich zurechtfindest.

Die Schulung erfolgt entweder vor Ort in Innsbruck oder bequem online – je nachdem, was für dich besser passt. Dabei stehst immer du mit deinem Betrieb im Mittelpunkt. Denn es geht nicht nur darum, Funktionen zu erklären, sondern darum, dass easybooking im Alltag wirklich gut für dich funktioniert. 

7. Individuelle Anpassung: Texte, Buchungsmanager und Abläufe 

Nach der Grundeinrichtung können Texte, Mailvorlagen, Buchungsmanager und Abläufe individuell angepasst werden. Du entscheidest, ob Gäste direkt buchen oder anfragen sollen, welche Informationen abgefragt werden und welche Prozesse automatisiert oder bewusst manuell bleiben.

Genau hier zeigt sich einer der wichtigsten easybooking-Grundsätze: maximale Flexibilität. Du entscheidest, wie du die Software nutzen möchtest. Ob Direktbuchung oder nur Anfragen erlauben, ob viele automatisierte Prozesse oder bewusst manuelle Schritte: easybooking passt sich deinem Vermieteralltag an. 

8. Buchungsportale und Channel Manager: Du bestimmst deine Kanäle 

Viele Betriebe nutzen Buchungsplattformen wie Booking.com, Airbnb oder Expedia, um sichtbarer zu sein und mehr Gäste zu erreichen. Mit dem easybooking Channel Manager verwaltest du Verfügbarkeiten, Preise und Buchungen zentral und synchronisierst sie automatisch mit deinen ausgewählten Portalen. So sparst du Zeit und vermeidest Überbuchungen.

Wichtig: Du entscheidest selbst, welche Plattformen du nutzen möchtest. Unser Team unterstützt dich bei der Auswahl und Anbindung deiner Channels.

9. Website und Buchungswidgets: Direktbuchungen ermöglichen 

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Einbindung unserer Buchungs-Widgets auf deiner Webseite. Wenn du bereits eine Webseite hast, kann dein Webdesigner oder deine Agentur die fertigen easybooking Einbaucodes einfach integrieren.

Besonders praktisch: keine Doppelwartung. Preise, Kategorien und Restriktionen werden direkt aus easybooking übernommen und automatisch mit deiner Webseite synchronisiert. 

Du hast noch keine eigene Webseite? Auch dann unterstützt dich easybooking gerne und kann die Erstellung einer modernen, mobiloptimierten Webseite übernehmen, die deine Direktbuchungen steigert. Die laufende Wartung übernimmt unser Web-Team kostenlos, während du Inhalte wie Texte und Bilder bei Bedarf selbst anpassen kannst.

10. Live gehen: Der Moment, in dem alles zusammenkommt 

Wenn Einrichtung, Kontrolle, Schulung, Website-Einbindung und mögliche Portal-Anbindungen abgeschlossen sind, ist es so weit: Dein Betrieb kann mit easybooking live gehen. 

Ab diesem Moment laufen Buchungen, Verfügbarkeiten, Preise und viele weitere Abläufe zentral über deine neue Hotelsoftware. Und auch nach dem Livegang bleibst du nicht allein.

11. Support und Weiterentwicklung: easybooking bleibt an deiner Seite

Auch nach dem Start begleitet dich easybooking im Alltag, denn Fragen entstehen oft erst bei der täglichen Nutzung. Dafür stehen dir verschiedene Supportwege zur Verfügung: ein integriertes Ticket-System, Academy-Videos, Webinare, Schulungen, Workshops und Live-Chat. Besonders wichtig ist dabei unser deutschsprachiger Experten-Support: Bei easybooking wirst du nicht an anonyme Callcenter oder rein KI-basierte Unterstützung weitergeleitet, sondern von ausgebildetem Fachpersonal betreut, das die Anforderungen der Hotellerie versteht und dir kompetent weiterhilft.

Mit der Zeit verändert sich dein Betrieb. Neue Zimmer kommen dazu, Preise werden angepasst oder weitere Buchungsportale sollen angebunden werden. Vielleicht möchtest du auch deine Website optimieren, deine Gästekommunikation stärker automatisieren oder neue Mitarbeitende einschulen. easybooking begleitet dich auch bei diesen nächsten Schritten. 

Genau das macht eine gute Hotelsoftware aus: Sie hilft nicht nur beim Start, sondern unterstützt dich dauerhaft im Alltag. 

Fazit: Deine Software. Dein Betrieb. Dein Weg. 

Der Weg mit easybooking ist klar strukturiert, aber nicht starr. Vom ersten Gespräch über Demo, Angebot, Einrichtung, Schulung, Website-Einbindung und Channel Manager bis hin zum laufenden Support wirst du Schritt für Schritt begleitet. Dabei bleibt ein Grundsatz immer gleich: Du behältst die Kontrolle. 

Fragen und Antworten

Wie lange dauert es, eine Hotelsoftware einzuführen?

Die Einführung mit easybooking dauert in der Regel etwa zwei bis drei Wochen. Die genaue Dauer hängt davon ab, wie viele Einheiten dein Betrieb hat und wie vollständig die benötigten Informationen vorliegen.

Muss ich easybooking selbst einrichten?

Nein. Bei easybooking wirst du bei der Einrichtung begleitet. Das Einrichtungs-Team übernimmt die technische Vorbereitung auf Basis deiner Angaben und unterstützt dich beim Start.

Kann ich easybooking vorab testen?

Ja. Nach dem Erstgespräch erhältst du einen Demozugang. So kannst du easybooking in Ruhe testen und dir selbst ein Bild von der Bedienung machen.

Kann ich Buchungsportale mit easybooking verbinden?

Ja. Über den Channel Manager können Plattformen wie Booking.com, Airbnb oder Expedia angebunden werden. Preise, Verfügbarkeiten und Buchungen werden zentral verwaltet und automatisch synchronisiert.

Eignet sich easybooking auch für kleine Betriebe?

Ja. easybooking lohnt sich bereits ab einer Einheit und eignet sich für Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen, Appartementhäuser und andere Unterkunftsarten.