Als Betreiber im Hotelgewerbe ist man darauf angewiesen, denn ein Großteil der Kommunikation mit Interessenten und Gästen läuft über diesen Kanal ab: E-Mail. Angebote, Buchungsbestätigungen, gesonderte Hinweise über z.B. den Anfahrtsweg oder Antworten auf außerordentliche Gästeanfragen – Das Führen eines modernen Gastbetriebs ist ohne E-Mail kaum vorstellbar. Ein Punkt, dem bei der beruflichen Verwendung von E-Mails aber oft kaum Aufmerksamkeit geschenkt wird, ist die Signatur.

“Warum sollte ich überhaupt eine Signatur an meine E-Mails anfügen?” fragt sich mancher jetzt vielleicht? E-Mails, die an Gäste oder Interessenten gesendet werden sind effektiv das gleiche wie Geschäftsbriefe und sollten deshalb genauso seriös behandelt werden. Wie auch bei einem normalen Geschäftsbrief erwartet auch der Empfänger Ihrer E-Mail, dass die Mail geschäftsrelevante Informationen enthält, die z.B. eine schnelle telefonische Rückfrage in zeitkritischen Situationen ermöglicht. Selbstverständlich wirkt eine Geschäfts-E-Mail, die über eine ordentliche Signatur verfügt, weitaus professioneller und seriöser, denn der Empfänger sieht sofort, mit welcher Person oder welchem Unternehmen er es zu tun hat.

Hier einige Tipps, wie Sie Ihre geschäftlichen Emails einfach optimieren können

  1. Beginnen Sie Ihre Signatur mit einem optischen Trenner, damit dem Leser sofort klar ist, dass dieser Abschnitt der Email nicht mehr Teil der eigentlichen Nachricht ist. Am weitesten verbreitet ist dabei die Verwendung von “–” (zwei Bindestriche) als Inhalt der ersten Zeile Ihrer Signatur.
  2. Fügen Sie zumindest diejenigen Kontaktinformationen an, die Ihre Gäste auch auf Ihrer Visitenkarte finden würden. Dazu gehören in der Regel Ihr Name, der Name Ihres Hotels/Hauses und dessen Anschrift, sowie eine Telefonnummer, unter der Sie erreichbar sind. Achten Sie bei der Telefonnummer auch darauf, die internationale Vorwahl anzugeben, damit auch ausländische Gäste Sie problemlos erreichen können.
  3. Verfügt Ihr Haus über eine Homepage, wo Besucher dank easybooking auch direkt Anfragen und Buchen können, ist es natürlich empfehlenswert, auch den Link zu Ihrer Webpräsenz anzugeben.
  4. Benutzen Sie kein Bild als Signatur, da Bilder von den meisten E-Mail-Programmen als Anhang betrachtet werden und aus Sicherheitsgründen beim Empfänger meist nicht automatisch geladen und angezeigt werden.

Quelle des Artikelbildes: TMAB2003 via Compfight cc