Ab 1.1.2020 tritt sie in Deutschland in Kraft: die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Und wir von easybooking erhalten von Vermietern immer öfter Fragen wie z.B.: “Was bedeutet das für mich als Gastgeber?”, “Worauf muss ich in meiner Unterkunft achten?” oder “Welche Hotelsoftware erfüllt die Kassensicherungsverordnung?”

Kein Grund zur Sorge, denn wir beantworten die wichtigsten Fragen für Vermieter! Hier im Blog oder als kostenloses E-Book zum Download.

Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung ist eine Verordnung des Finanzministeriums. Neue Standards sollen die Manipulationen an Registrierkassen verhindern.

Laut Verordnung müssen Registrierkassen ab 1.1.2020 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die den Manipulationsschutz gewährleisten. Diese Sicherheitseinrichtung gibt es entweder als Hardware (mit ungefährer Größe eines USB-Sticks bzw. einer SD-Karte) oder als Software bzw. Cloud-Lösung.

Die wichtigsten Inhalte der Kassensicherungsverordnung:

  • Datenspeicher: Die Sicherheitseinrichtung (TSE) vermerkt jede Transaktion auf einem internen Speicher und übermittelt sie als Code zurück an die Kasse. Dieser Code wird auf dem Kassenbeleg vermerkt und sämtliche Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert. Dieses Protokoll ist für das Finanzamt exportierbar.
  • Belegausgabepflicht: Bei jeder Geldeinnahme muss ein gedruckter Beleg ausgehändigt werden.
  • Anmeldung beim Finanzamt: Jede Registrierkasse muss mit ihrer Seriennummer beim Finanzamt angemeldet werden.

Diese Fiskalisierung von Registrierkassen ist nichts Neues in Europa, aber leider gelten nicht in allen EU-Ländern die gleichen Standards. Deutschland gehört zu den letzten Ländern, das mit der Kassensicherungsverordnung die Fiskalisierung der Registrierkassen einführt.

Was ändert sich für Vermieter, Hotels & Co?

Für Gastgeber, die mit einem elektronischen Kassensystem arbeiten, bedeutet das Inkrafttreten der KassenSichV in erster Linie, dass die bestehende Registrierkasse um die Sicherheitseinrichtung als Hardware oder Software ergänzt werden muss. Unabhängig davon, ob es sich um einen kleineren Betrieb mit 2-3 Zimmern handelt, oder um ein größeres Hotel mit mehreren Einheiten. Je nach gewählter Option fallen für die Aufrüstung der Sicherheitseinrichtung zusätzliche Kosten an.

Auch der Alltag als Gastgeber ist betroffen: bei jeder Geldeinnahme muss ein Beleg gedruckt und dem Gast übergeben werden. Zusätzlich dazu ist ein manipulationssicheres Journal zu führen, denn handgeführte Kassenbücher oder Excel-Tabellen reichen nicht mehr aus. Alle Belege werden online direkt an das Finanzamt übermittelt und mit einer digitalen Signatur versehen. Dadurch wird jede Änderung an den Belegen digital vermerkt und Bar-Einnahmen sind kontrollier- und nachweisbar.

Muss ich mit einer Registrierkasse arbeiten?

In Deutschland besteht grundsätzlich keine gesetzliche Registrierkassenpflicht. Bei der Nutzung elektronischer Kassensysteme gilt es allerdings seit dem Jahr 2017, die Richtlinien der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) einzuhalten und spezielle Dokumentationspflichten zu erfüllen. Seit 2018 steht es Behörden frei, Unternehmen jederzeit im Rahmen einer „Kassennachschau“ dahingehend zu prüfen, ob das elektronische Kassensystem GoBD-konform ist und auch ordnungsgemäß genutzt wird. Ab 2020 kommen mit der Kassensicherungsverordnung neue Auflagen hinzu, die Registrierkassen erfüllen müssen. Abhängig vom Kassensystem können davon sowohl Privatvermieter als auch Hotel-Besitzer betroffen sein. Was es in beiden Fällen braucht, ist eine Vermieter- bzw. Hotelsoftware, die die Kassensicherungsverordnung erfüllt.

Muss ich eine neue Registrierkasse kaufen?

Nein, nicht zwingend. Arbeiten Sie in Ihrer Unterkunft oder in Ihrem Hotel bereits mit einem elektronischen Kassensystem, muss dieses allerdings in der Lage sein, die GoBD und die KassenSichV zu erfüllen. Je nach technischer Beschaffenheit der Kasse, können Sie bei Ihrem Kassen-Anbieter um die Erweiterung der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) anfragen.

Ist eine Hardware- oder Software-Lösung besser?

Als Vermieter haben Sie die freie Wahl, ob Sie die technische Sicherheitseinrichtung als zusätzliche Hardware kaufen oder mit einer webbasierten Cloud-Lösung (wie zB.: jener von easybooking) arbeiten. Voraussetzung ist die technische Funktionalität zur Erfüllung der Kassensicherungsverordnung, sowie die sichere Erreichbarkeit für jeden Abschluss einer Transaktion.

Der Vorteil der webbasierten Lösung ist die schnelle, bequeme und einfache Anbindung ohne jegliche Installation. Ein Beispiel für eine KassenSichV-konforme Hotelsoftware ist JULIA von easybooking: egal, ob zur Verwaltung von einzelnen Appartements oder mehreren Zimmern – mit JULIA erfüllen Vermieter jeder Größenordnung die Kassensicherungsverordnung.

Was gilt als Barumsatz?

Neben der klassischen Barzahlung gelten vor Ort getätigte Zahlungen mit EC-Karte, Kreditkarte oder durch einen Gutschein als Barzahlung. Vorausgesetzt, diese finden bei Ihnen im Betrieb statt (sogenannte POS – Point of Sale Zahlungen). Methoden wie z.B.: Paypal werden nicht dem Barumsatz zugeordnet.

Sieht das Finanzamt meine Barumsätze?

Nein. Solange das Ministerium keine Prüfung anordnet, greift niemand eigenständig auf Ihr Datenerfassungsprotokoll zu. Erst im Falle einer Prüfung bei Ihnen vor Ort wird dieses eingefordert und darauf zugegriffen.

Erfüllt easybooking die Kassensicherungsverordnung?

Ja natürlich! easybooking bietet Vermietern und Gastgebern jeder Größenordnung mit JULIA eine einfache und kostengünstige Lösung, um die Auflagen der Kassensicherungsverordnung zeitgerecht zu erfüllen!

Kostenlose Beratung gewünscht?

Sie sind auf der Suche nach einer KassenSichV-konformen Hotelsoftware? Oder möchten mehr darüber erfahren, wie Sie als Vermieter fit für die Kassensicherungsverordnung werden? Dann schicken Sie uns doch einfach ein E-Mail an sales@easybooking.eu und wir melden uns gerne für eine kostenlose & unverbindliche Beratung bei Ihnen.

Infographik zur Kassensicherungsverordnung

Die wichtigsten Informationen zur Kassensicherungsverordnung im Überblick.

Kassensicherungsverordnung Infografik für Hotels und Vermieter