„Ich habe kein E-Mail von Ihnen erhalten“ und „Es schaut so aus, als wäre mein E-Mail nicht durchgegangen“ – Sätze wie diese haben wir alle schon einmal gehört oder selbst gesagt. Aber was steckt dahinter, wenn E-Mails auf einmal nicht mehr versendet werden? Ein Grund dafür kann die Listung auf einer sogenannten „Blacklist“ sein. Einer „schwarzen Liste“ für den Mail-Versand.

Schutz vor Spam- und Hack-Angriffen

In Zeiten von unüberschaubaren Werbe-Mails und trügerischen Angeboten setzen immer mehr Provider (also Anbieter von Kommunikationsdiensten wie bspw. dem Zugang zum Internet) auf den Schutz ihrer Kunden. Um potentielle Gefahren abzuwenden, sperren sie als übergeordnete Instanz deshalb Spam- und Hack-verdächtige Absender. Dazu ziehen sie sogenannte „Blacklists“ („schwarze Liste“) heran, auf welchen verdächtige IP- und E-Mail-Adressen registriert sind. Ist eine Adresse darauf angeführt, werden E-Mails dieses Absenders nicht mehr korrekt zugestellt oder IP-Adressen der Zutritt zu einzelnen Webseiten verweigert.

Was zum persönlichen Schutz dient, kann aber auch zum Nachteil werden! Manchmal landen ganz harmlose Absender fälschlicherweise auf einer Blacklist. Diese Liste werden von den Anbietern meist nur schlecht gewartet und oft sehr großzügig erweitert. Eine pauschale Bewertung gewisser Absender kann dazu führen, dass ganze User-Gruppen auf eine Sperr-Liste gesetzt werden, obwohl nur einzelne Adressen verdächtig sind. Es erinnert ein bisschen an das Prinzip der „Sippenhaftung“ – wenn einer etwas Böses tut, müssen alle dafür büßen.

Besonders peinlich kann es werden, wenn ein Spam-Versender Ihre E-Mail Adresse zweckentfremdet und Ihren Absender für seine Machenschaften verwendet. Auch das kommt leider regelmäßig vor und ist einer der Gründe, warum man in eine Blacklist aufgenommen wird, ohne dass man etwas dafür kann. Erhalten Sie plötzlich viele Nachrichten von Ihrem eigenen Mailserver mit dem Hinweis, dass eine E-Mail Adresse, an welche Sie angeblich eine E-Mail gesendet haben, nicht mehr existiert oder das Postfach voll ist? Das könnte ein Hinweis darauf sein, dass Ihre Mailadresse als Spam-Verteiler genutzt wird.

Wie mache ich einen Blacklist-Check?

Hegt man den Verdacht, dass die eigene IP- oder Mail-Adresse fälschlicherweise auf einer Blacklist gelandet ist, stellt sich die Frage: wie kann ich meine Mail-Adresse überprüfen? Die Antwort lautet: Blacklist-Check. 

Mittels Blacklist-Check lässt sich eruieren, ob man auf einer der offiziellen Listen angeführt wird. Zwei bekannte Anbieter in diesem Bereich sind DNSBL.info und Projecthoneypot.org. Während man beim Blacklist-Check von dnsbl.info mittels Eingabe der IP-Adresse des Mailservers prüfen kann, ob diese auf einer Blacklist eingetragen ist und wenn ja auf welcher, geht das Such-Tool von projecthoneypot.org einen Schritt weiter und zeigt zusätzlich auch den Grund der Listung auf.

Wie kann ich mich vor der Blacklist schützen?

Wie so oft gilt auch hier: Vorsicht ist besser als Nachsicht! Einige ganz einfache Tipps können da Risiko bereits vorab minimieren:

  • Seriöse Anbieter: Oft greifen Hacker und Spam-Versender auf E-Mail-Adressen von kostenlosen Anbietern wie G-Mail, GMX, Yahoo oder ähnlichen zurück. Vorausschauend sollte man für die professionelle Kommunikation im Geschäftsumfeld mit seriösen Anbietern zusammenarbeiten und nicht auf Gratis-Dienste zurückgreifen. So lässt sich das das Risiko minimieren, von vielen Spam-Filtern standardmäßig blockiert werden.
  • Virenschutz: Egal ob im Privatleben oder dem beruflichen Alltag – eine verlässliche Anti-Virus-Software gehört zur Grundausstattung. Schützen Sie Ihr System daher mit einem Antivirenscanner und überprüfen Sie regelmäßig den aktuellen Status.
  • Offizielles Auftreten: Versenden Sie von Ihrer Mail-Adresse nicht unzähligen Werbe-E-Mails (Achtung: hier kommt auch das Thema DSGVO und Datenschutz beim Mailversand ins Spiel!) oder Weihnachtsgrüße, sondern verwenden Sie für den Mailversand an viele Empfänger immer ein vertrauenswürdiges Newsletter System.
  • Online-Shopping & Co: Verwenden Sie die eigene (Geschäfts-) E-Mail-Adresse nicht für die Registrierung in Foren, bei Gewinnspielen oder beim Einkauf in Online-Shops. Sicherer ist es, sich dafür eine zweite Mail-Adresse anzulegen.
  • Anhänge prüfen: Öffnen Sie keine E-Mail-Anhänge von unbekannten Absendern, speziell wenn diese Anhänge Dateien sind, die mit „.exe“ oder „.xml“ oder “.php“ enden.

Wie lösche ich meinen Blacklist-Eintrag auf der Blacklist?

„Richten Sie sich eine neue E-Mail-Adresse ein“ oder „Wechseln Sie mit Ihrer Domain zu einem anderen Anbieter“ – lauten häufig die Tipps in Online-Ratgebern. Als „schnelle“ Lösung steht ein kompletter Provider-Wechsel natürlich zur Option. Allerdings handelt es sich dabei um eine sehr aufwändige Methode, da im Zuge dessen die Webseite und die E-Mail Adressen zu „übersiedeln“ und neu einzurichten sind. Außerdem können durch einen IP-Wechsel schlechtere Rankings in Google-Suchresultaten drohen und bisher investierte Mühen und Suchmaschinenoptimierung, Sichtbarkeit und Reichweite zunichte gemacht werden.

Wenn auch mit etwas Zeitaufwand verbunden – es ist auch ohne Provider-Wechsel möglich, die Listung rückgängig zu machen. Aufgrund des großen Wartungsaufwandes laufen individuelle Anfragen zur Löschung einzelner Adressen bei Listen-Dienstleistern leider häufig ins Leere. Eine bessere Chance haben Server-Provider als übergeordnete Instanz. Sie können die gesperrten Listen anfordern und in Eigeninitiative dafür sorgen, dass die Spam-Absender gesperrt werden. Doch auch die Server-Provider nehmen Angelegenheiten dieser Art aufgrund des Zeitaufwandes nur ungern selbst in die Hand. 

Deshalb empfehlen wir, im Ernstfall möglichst rasch Hand in Hand mit einem fachkundigen IT-Spezialisten zu arbeiten und die Löschung der IP-Adresse/E-Mail-Adresse aus den Spamlisten zu beauftragen. Weitere notwendige Schritte – wie beispielsweise der Nachweis der Richtigkeit der Adresse mittels auf der Webseite integrierter .txt-Datei – sollten dann in direkter Absprache zwischen IT-Fachmann und den jeweiligen Listen-Anbietern gesetzt werden, um eine möglichst rasche Löschung von der Blacklist zu erreichen.

Einwandfreie Gästekommunikation

Als Vermieter legt man besonderen Wert auf eine professionelle Kommunikation mit Gästen. Die reibungslose Zustellung von Gäste-E-Mails ist dafür natürlich vorauszusetzen. easybooking-Kunden haben Glück: JULIA, die virtuelle Rezeptionistin, kümmert sich rund um die Uhr und selbständig um die Kommunikation mit Gästen – von der Angebotslegung bis zur Danke-Mail nach der Abreise. Zusätzlich zu JULIA als Vermietersoftware können easybooking-Kunden auch ihre eigene Webseite inklusive Domain und E-Mail-Adressen über easybooking beziehen. Quasi als Gesamtpaket für den professionellen Auftritt als Gastgeber!

In unserer Academy, dem kostenlosen Online-Schulungsangebot für easybooking-Kunden, haben wir eine ausführliche Anleitung zum hier behandelten Thema veröffentlicht – mit allgemeinen Informationen und hilfreichen Tipps zum sicheren Versenden von Gäste-E-Mails.

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Sollte es zu anderen Problemen mit deinem E-Mail-Versand kommen, kann dies auch an deinen SMTP-Einstellungen liegen. Diese solltest du in jedem Fall immer zuerst prüfen. Details dazu findest du hier.