In Deutschland steht es Betrieben frei, ob sie eine elektronische oder eine offene Ladenkasse nutzen. Elektronische Kassensysteme sind verpflichtend mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. Was bedeutet die Registrierkassenpflicht für dich als VermieterIn? In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen.

Welche Regeln gelten?

Anders als in Österreich sind deutsche Unternehmen nicht verpflichtet eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Elektronische Kassen müssen allerdings seit Jänner 2020 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und einer digitalen Schnittstelle ausgestattet sein, um Manipulationen zu verhindern. Dies legt die Kassensicherungsverordnung des Finanzministeriums fest. Nach einer Übergangsregelung sind Registrierkassen ohne technische Sicherheitseinrichtung seit 1. Jänner 2023 verboten.

Für was braucht es die TSE?

Die TSE macht Kassensysteme manipulationssicher. Sämtliche Tätigkeiten an der Kasse werden somit erfasst und gespeichert, welche dann maschinell ausgewertet werden können. Außerdem gehören zum Manipulationsschutz eine Belegausgabepflicht sowie eine verpflichtende An- und Abmeldung der Kasse beim zuständigen Finanzamt.

Was muss ich also tun?

Als GastgeberIn mit einem elektronischen Kassensystem muss deine Registrierkasse mit der technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Diese gibt es entweder als Hardware (in der Größe eines USB-Sticks oder einer SD-Karte) oder als Software bzw. Cloud-Lösung.

Bei deinen täglichen Arbeiten gehört die Erstellung eines Beleges bei jedem Kassiervorgang – in Papierform oder elektronisch – dazu. Zusätzlich ist ein manipulationssicheres Journal zu führen. Alle Belege sind mit einer digitalen Signatur zu versehen und online direkt ans Finanzamt zu übermitteln.

Auf was musst du achten?

Egal, ob analoges oder digitales Zahlungssystem, seit 2017 solltest du die Richtlinien der GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) einhalten und die festgelegten speziellen Dokumentationspflichten erfüllen.

Wenn du ganz traditionell eine offene Ladenkasse nutzt, hast du diese ordnungsgemäß zu führen. Die Kassenführung ist meist aufwändig, der Papierkram enorm: händische Ausstellung von Bons und Belegen, Ermittlung der Tageseinnahmen, tägliches Münz-Zähl-Protokoll, manueller Kassenbericht, Wareneingänge und -ausgänge sind per Hand zu protokollieren. Alle Unterlagen müssen für die Steuerberatung gesammelt, sortiert und übergeben werden und die Inventur ist händisch zu erfassen. Fehler sind vorprogrammiert. Außerdem regen offene Ladenkassen klarerweise PrüferInnen vom Finanzamt zur Kassennachschau an. Wenn es Unstimmigkeiten gibt, kann es Geldstrafen nach sich ziehen oder zu einer Betriebsprüfung kommen. Ein Umstieg auf ein elektronisches System bedeutet für dich somit Arbeitsersparnis und Rechtssicherheit.

Welche Vorteile habe ich?

Sowohl PrivatvermieterInnen als auch Hotel-BesitzerInnen profitieren von der Nutzung digitaler Dienste. Als VermieterIn hast du die Wahl, ob du die TSE als Hardware einsetzt oder mit einer webbasierten-Cloudlösung arbeitest. Idealerweise ist die elektronische Registrierkasse an deine Vermieter- bzw. Hotelsoftware angebunden. So wird eine Vielzahl an Tätigkeiten wie die Vernetzung betrieblicher Abläufe, Warenwirtschaft, Personalverwaltung, Buchhaltung, Inventur oder Controlling automatisch übernommen. JULIA von easybooking verfügt über diese Option und entspricht der Kassensicherungsverordnung. Sie kann von Unterkunftsbetrieben jeder Größenordnung genutzt werden.

Welche Daten werden über eine Registrierkasse erfasst?

Zu den Tagesumsätzen der Kasse werden neben der klassischen Barzahlung auch vor Ort getätigte Zahlungen mit EC-Karte, Kreditkarte oder einem Gutschein gezählt. PayPal-Zahlungen sind nicht Teil des Barumsatzes. Für jede Zahlung bist du als VermieterIn verpflichtet, Belege zu drucken oder über E-Mail zu versenden. KundInnen müssen die Belege nicht mitnehmen, aber das Finanzamt kann anhand der gespeicherten Belege, die Kassenführung überprüfen. Werden Belege nicht oder falsch ausgestellt, drohen Geldbußen von bis zu 5.000,- Euro.

Was bedeutet ordnungsgemäße Kassenführung im Klartext?

Diese ist gegeben, wenn die Daten der Kasse jederzeit abrufbar und lesbar sind und alle für das Unternehmen relevanten Dinge zehn Jahre aufbewahrt werden. Weiters müssen alle Geschäftsvorfälle in Form von Belegen aufgezeichnet werden und die Kassensysteme den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. So dass das Finanzamt jederzeit in die finanziellen Vorgänge Einblick nehmen kann.

Was passiert, wenn ich die Verpflichtungen nicht erfülle?

Wenn die technischen Voraussetzungen für eine TSE vorhanden sind, diese aber nicht genutzt werden, droht eine hohe Geldstrafe von bis zu 25.000,- Euro, da es sich um eine Ordnungswidrigkeit handelt. Wenn ein Unternehmen nicht seinen Verpflichtungen nachkommt, kann es als „gewerberechtlich unzulässiger Betrieb“ eingestuft werden, was eine Schließung nach sich ziehen könnte.

Fit im Verordnungsdschungel

Bist du als GastgeberIn in Sachen Registrierkassenpflicht und Kassensicherungsverordnung sattelfest? Brauchst du Infos zu einer KassenSichV-konformen Hotelsoftware? Schicke uns bei Fragen einfach eine E-Mail an office@easybooking.eu oder kommentiere den Beitrag im Kommentarfeld.